Análisis - Diagnóstico

Aumentamos su rentabilidad a través de operaciones más eficientes.

Análisis de la Operación

Aspectos Más Importantes

El Análisis de la Operación es un proceso que nos permite vivir la operación de las empresas sin intervenir en ellas, ni afectar de forma alguna el desarrollo del trabajo diario en sus distintas áreas; en tan sólo dos semanas, obtenemos una visión clara y objetiva de la problemática en la operación cotidiana, identificando oportunidades para aumentar su eficiencia, competitividad y rentabilidad.

Metodología

Análisis del diseño de los procesos de operación. – En esta fase del análisis se identifican debilidades en el diseño de los procesos, desconexiones en el flujo de información, procesos incompletos e inconsistencias.

Análisis de políticas, procedimientos y manuales de organización y de operación. – Estos se comparan contra los resultados obtenidos al analizar los procesos y se evalúa la eficiencia de la implantación del contenido de los manuales, incluyendo el nivel de cumplimiento de políticas.

Estudios de piso de la operación diaria. – Durante estos estudios se corroboran, en los hechos, las desconexiones  ya identificadas y se buscan áreas de oportunidad derivadas del control de la operación, de la ejecución del proceso, de la supervisión sobre las actividades, de la utilización de los recursos, y, en general, sobre el aprovechamiento de tiempo.

Recolección de datos históricos. – Se analizan estos datos y se busca identificar los efectos de las debilidades encontradas, haciendo una proyección estadística para obtener un pronóstico de los resultados que pueden esperarse al operar bajo las condiciones actuales.

El equipo de análisis realiza sus estudios con distracción mínima del personal, los requerimientos aproximados de tiempo durante las dos semanas que dura el Análisis son:

  • Reunión de inicio del análisis – 20 minutos, Dirección y subordinados directos
  • Cuestionario para mandos medios – 15 minutos
  • Cuestionario para personal operativo – 15 minutos
  • Solicitud de datos existentes a personal administrativo – 25-50 minutos
  • Entrevistas al dueño del proceso – 20-50 minutos (totales en las dos semanas)

Alcance del Análisis

Entre las áreas que cubre el Análisis, sin que sea ésta una lista limitativa, ya que el detalle y alcance estarán en el informe específico para cada empresa del mismo, se encuentran:

  1. Áreas Administrativas, enfocado a identificar áreas de oportunidad tales como:
  • Redundancias y duplicidades en los procesos administrativos.
  • Deficiencias en los sistemas de control.
  • Cuellos de botella en el flujo de información.
  • Desbalance en cargas de trabajo.
  • Sub-utilización de capacidades.
  1. Áreas Operativas tales como ventas y promoción, producción, compras, almacenes, crédito y cobranza, etc., para encontrar oportunidades de mejora en los procesos de planeación y control de las actividades,
  2. Revisión de políticas, procedimientos y manuales en todas las áreas; desempeño de personal operativo, clima organizacional, efectividad de supervisión, habilidades de liderazgo, flujo de información y comunicación, y comportamiento y tendencia de indicadores financieros.

El Análisis tiene dos objetivos primordiales:

  1. Identificar las debilidades y carencias existentes y sus causas, midiendo el costo que representan.
  2. Desarrollar y presentar un programa de mejora para corregirlas, produciendo mejoras operativas y financieras durante el proceso de Implementación del mismo, de forma que al ejecutarla, no sólo no habrá costado, sino producido un beneficio neto en utilidades y liquidez adicionales.

Los honorarios por la implementación del programa serán cuantificados durante el análisis, manteniendo una relación beneficio-costo de tres a uno como mínimo. La duración de la implementación también se definirá en el Análisis; hemos implementado programas de mejora incluyendo el lograr resultados y documentar los cambios (manuales) en menos de 20 semanas, dependiendo de la complejidad de los procesos.

Resultados e Informe del Análisis

 Al terminar el análisis le presentaremos los resultados del mismo, los cuales incluyen:

Evaluación de  la Empresa

  • Estudios de piso -efectividad en ventas y promoción, balance, precisión y confiabilidad de inventarios, efectividad en cobranza, nivel de servicio, calidad y productividad de equipo, efectividad en supervisión, productividad de personal, eficiencia en mantenimiento, balance de cargas de trabajo, servicio al cliente, etc.-
  • Desconexiones y debilidades de los sistemas y procesos de operación.
  • Análisis de habilidades de supervisión y gerenciales.
  • Análisis del clima organizacional.
  • Desconexiones en el flujo de información operativa.
  • Análisis del comportamiento y tendencia de indicadores financieros, como capital de trabajo, liquidez, rentabilidad, ingresos, ciclo de capital, etc.

Programa de Implementación

  • Objetivos operativos del proyecto.
  • Programa de trabajo con eventos clave por área.
  • Cronograma de implementación con actividades a desarrollar por semana.
  • Proyección financiera de resultados, con relación costo beneficio de 3:1 mínimo.

Durante la presentación de resultados del Análisis, el cliente estará en posibilidad de evaluar el alcance y profundidad del mismo, así como la factibilidad y conveniencia, tanto operativa como financiera, de proceder con la implementación. Nuestra metodología considera -además de otras técnicas que también se utilizan- como parte fundamental el recabar información mediante observación directa, sin intervención o preguntas, en las distintas áreas operativas y administrativas por períodos largos; al vivir cómo se desarrolla el trabajo y qué problemas ocurren día a día y cómo se resuelven, diseñamos soluciones prácticas y realistas de fácil implementación.

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{Los resultados planteados fueron cumplidos teniendo un incremento de 15% en nuestras ventas.
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{Se pudieron establecer juntas semanales gerenciales y ejecutivas donde se revisan los principales indicadores de operación de las empresas, así como el desarrollo e implantación de los sistemas de control gerencial, ventas, servicio, refacciones, y crédito y cobranza. Estos sistemas nos sirvieron para ordenar y sistematizar las operaciones. distinguiéndose la discreción y profesionalismo por parte de CEO.
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{El haber asegurado que nuestras empresas INVISA Y GASOMICH obtuviesen el certificado ISO 9001/2008, con este logro tenemos el aliciente para seguir creciendo.
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{Logramos una mejora significativa en la fluidez de la información y en los procesos de operación; definiendo claramente las funciones disminuimos la saturación de trabajo innecesario en que habíamos caído; me ha permitido dedicarme más a trabajo directivo, delegando eficientemente responsabilidades de índole operativo.
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{Incremento en ventas de autos nuevos, seminuevos y refacciones, reducción de cartera vencida. El proyecto implementado por CEO ha sido una excelente inversión.
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{Nos permitió iniciar un proceso de planeación, seguimiento a objetivos, y de coordinación para el alcance de los mismos.
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{Mejor control y seguimiento de la operación diaria, se generó un cambio de actitud y visión en el personal de la empresa.
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{Los sistemas de operación implementados nos han permitido mejorar la eficiencia, logrando incrementar las ventas.
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{Atención y respuesta hacia las necesidades requeridas en nuestra empresa cumpliendo con los objetivos específicos facilitando su control y seguimiento.
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{Mejores mecanismos de control, reducción de gastos, planeación de actividades, mejora en las habilidades de supervisión y toma de decisiones más eficiente y oportuna.
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{Los comentarios de las diferentes áreas de la empresa que tuvieron relación con ustedes han sido de estar completamente satisfechos con los resultados obtenidos.
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{El proyecto de mejora en procesos de operación ha sido una buena inversión, debido a que, desde las primeras semanas del desarrollo del mismo, se obtuvieron ahorros.
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{Como resultado del proyecto, se obtuvo un aumento en productividad y disminución de rechazos y reprocesos, permitiendo una reducción significativa en el costo de producción, la cual superó ampliamente los ahorros y el retorno a la inversión ofrecidos por CEO al comienzo del proyecto.
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{Han dado formalidad a nuestros procesos y estructura, además de concretar ideas y planes nuestros que, sin su presencia hubieran tardado demasiado en lograrse. El hecho de la velocidad de su trabajo justifica la inversión realizada, simplemente por el costo de oportunidad recuperado.
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{La comunicación interna entre la Dirección General y las diferentes áreas que conforman la empresa se ha incrementado, dándonos la oportunidad de dirigir y corregir los esfuerzos de cada una de éstas en busca de mejores resultados globales para nuestra empresa.
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{Nos ha permitido mejoras en la operación de diferentes áreas y obtener una mejor comunicación con nuestros ejecutivos. Nos permitirá aprovechar las áreas de oportunidad en forma organizada y productiva, ahora nos sentimos mejor preparados para afrontar los nuevos retos que nuestro sector nos demanda.
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{Hemos logrado cambios importantes en nuestra área de producción con una notable mejora en los resultados. La producción, mano de obra y consumos han sido controlados a través de indicadores.
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{Todos los sistemas desarrollados, han jugado un papel importante en el desempeño diario. gran parte de la mejora se debe al énfasis que se ponga en los procesos, tanto en su diseño como en la implementación de los mismos en las áreas. Al estar inmersos en la rutina diaria llegamos a ver las deficiencias como algo normal y es difícil lograr su detección sin la colaboración de un consultor externo.
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{Hoy, gracias a su intervención, somos una empresa ordenada y eficiente. Logramos abatir nuestra abultada cartera, aumentar nuestra liquidez, ordenar a base de sistemas de control nuestra organización. nuestra inversión se recuperó con los ahorros y el orden obtenidos.
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{Nos facilitó el desarrollar un sistema de operación propio. Ha permitido la estandarización de la operación en todas las plazas. esta uniformidad en el servicio y la labor de venta, aunada al mayor control, constituye una garantía de permanencia de los nuevos niveles de ventas y de poder sostener el crecimiento en bases sólidas manteniendo el capital de trabajo en niveles óptimos.