Análisis - Diagnóstico
Aumentamos su rentabilidad a través de operaciones más eficientes.
Análisis de la Operación
Aspectos Más Importantes
El Análisis de la Operación es un proceso que nos permite vivir la operación de las empresas sin intervenir en ellas, ni afectar de forma alguna el desarrollo del trabajo diario en sus distintas áreas; en tan sólo dos semanas, obtenemos una visión clara y objetiva de la problemática en la operación cotidiana, identificando oportunidades para aumentar su eficiencia, competitividad y rentabilidad.
Metodología
Análisis del diseño de los procesos de operación. – En esta fase del análisis se identifican debilidades en el diseño de los procesos, desconexiones en el flujo de información, procesos incompletos e inconsistencias.
Análisis de políticas, procedimientos y manuales de organización y de operación. – Estos se comparan contra los resultados obtenidos al analizar los procesos y se evalúa la eficiencia de la implantación del contenido de los manuales, incluyendo el nivel de cumplimiento de políticas.
Estudios de piso de la operación diaria. – Durante estos estudios se corroboran, en los hechos, las desconexiones ya identificadas y se buscan áreas de oportunidad derivadas del control de la operación, de la ejecución del proceso, de la supervisión sobre las actividades, de la utilización de los recursos, y, en general, sobre el aprovechamiento de tiempo.
Recolección de datos históricos. – Se analizan estos datos y se busca identificar los efectos de las debilidades encontradas, haciendo una proyección estadística para obtener un pronóstico de los resultados que pueden esperarse al operar bajo las condiciones actuales.
El equipo de análisis realiza sus estudios con distracción mínima del personal, los requerimientos aproximados de tiempo durante las dos semanas que dura el Análisis son:
- Reunión de inicio del análisis – 20 minutos, Dirección y subordinados directos
- Cuestionario para mandos medios – 15 minutos
- Cuestionario para personal operativo – 15 minutos
- Solicitud de datos existentes a personal administrativo – 25-50 minutos
- Entrevistas al dueño del proceso – 20-50 minutos (totales en las dos semanas)
Alcance del Análisis
Entre las áreas que cubre el Análisis, sin que sea ésta una lista limitativa, ya que el detalle y alcance estarán en el informe específico para cada empresa del mismo, se encuentran:
- Áreas Administrativas, enfocado a identificar áreas de oportunidad tales como:
- Redundancias y duplicidades en los procesos administrativos.
- Deficiencias en los sistemas de control.
- Cuellos de botella en el flujo de información.
- Desbalance en cargas de trabajo.
- Sub-utilización de capacidades.
- Áreas Operativas tales como ventas y promoción, producción, compras, almacenes, crédito y cobranza, etc., para encontrar oportunidades de mejora en los procesos de planeación y control de las actividades,
- Revisión de políticas, procedimientos y manuales en todas las áreas; desempeño de personal operativo, clima organizacional, efectividad de supervisión, habilidades de liderazgo, flujo de información y comunicación, y comportamiento y tendencia de indicadores financieros.
El Análisis tiene dos objetivos primordiales:
- Identificar las debilidades y carencias existentes y sus causas, midiendo el costo que representan.
- Desarrollar y presentar un programa de mejora para corregirlas, produciendo mejoras operativas y financieras durante el proceso de Implementación del mismo, de forma que al ejecutarla, no sólo no habrá costado, sino producido un beneficio neto en utilidades y liquidez adicionales.
Los honorarios por la implementación del programa serán cuantificados durante el análisis, manteniendo una relación beneficio-costo de tres a uno como mínimo. La duración de la implementación también se definirá en el Análisis; hemos implementado programas de mejora incluyendo el lograr resultados y documentar los cambios (manuales) en menos de 20 semanas, dependiendo de la complejidad de los procesos.
Resultados e Informe del Análisis
Al terminar el análisis le presentaremos los resultados del mismo, los cuales incluyen:
Evaluación de la Empresa
- Estudios de piso -efectividad en ventas y promoción, balance, precisión y confiabilidad de inventarios, efectividad en cobranza, nivel de servicio, calidad y productividad de equipo, efectividad en supervisión, productividad de personal, eficiencia en mantenimiento, balance de cargas de trabajo, servicio al cliente, etc.-
- Desconexiones y debilidades de los sistemas y procesos de operación.
- Análisis de habilidades de supervisión y gerenciales.
- Análisis del clima organizacional.
- Desconexiones en el flujo de información operativa.
- Análisis del comportamiento y tendencia de indicadores financieros, como capital de trabajo, liquidez, rentabilidad, ingresos, ciclo de capital, etc.
Programa de Implementación
- Objetivos operativos del proyecto.
- Programa de trabajo con eventos clave por área.
- Cronograma de implementación con actividades a desarrollar por semana.
- Proyección financiera de resultados, con relación costo beneficio de 3:1 mínimo.
Durante la presentación de resultados del Análisis, el cliente estará en posibilidad de evaluar el alcance y profundidad del mismo, así como la factibilidad y conveniencia, tanto operativa como financiera, de proceder con la implementación. Nuestra metodología considera -además de otras técnicas que también se utilizan- como parte fundamental el recabar información mediante observación directa, sin intervención o preguntas, en las distintas áreas operativas y administrativas por períodos largos; al vivir cómo se desarrolla el trabajo y qué problemas ocurren día a día y cómo se resuelven, diseñamos soluciones prácticas y realistas de fácil implementación.
